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病院でのスキャニング代行おすすめ業者を料金や文書PDF化などのサービスから比較紹介

日々個人情報の詰まったカルテや書類を扱う病院におすすめしたいのが、個人情報を流出しないように気をつけつつ書類を整理できるスキャニング代行サービスの利用です。紙文書をスキャナでスキャンしてPDFデータに変換すれば、書類の管理が楽です。

ただし、病院向けのスキャニング代行業者は1社ではありません。今回は、料金プランやPDF化などのサービスから、おすすめの病院向けスキャニング代行業者をご紹介します。

料金プランやサービスの違いを解説!病院向けのスキャニング代行とは

タブレットを使う看護師

病院向けのスキャニング代行とは、重要書類や写真、図面などをスキャナでスキャンし、PDF文書化してくれるサービスのことです。

(株)ディグニティと競合A社で料金プランやサービスの違いを見てみましょう。

競合A社では全体的に料金プランが高め

  • A4サイズ:4.7〜26.3円

競合他社の場合、A4サイズのモノクロスキャンでも当社より高い料金プランが用意されていることが多いです。業者によっては、数万枚単位の大量スキャニングでないと金額が高くなるというケースもあるので、定期的に書類をスキャンしてカルテなどの管理を楽にするという用途にはあまり向きません。

(株)ディグニティは実用性が高く料金面でも競合他社よりお得

(株)ディグニティの場合、病院でもそれ以外の業種でも、基本的なスキャニング料金は以下のようになっています。

  • はがきサイズ:3円〜5円
  • A4サイズ:4.5円〜11円

少量のスキャニングにも対応していますので、ある程度胃カメラの写真や患者のカルテなどが溜まってきた時点で業者を呼び、スキャニングで電子化して収納スペースに余裕をもたせる、といった利用方法も可能です。

また、(株)ディグニティからスタッフを派遣し、その場でスキャニングするサービスもご利用いただけます。病院外への持ち出しが禁止されている書類もスキャニングできますし、スキャンした書類の廃棄対応も受け付けているため、書類整理の時間を大幅にカットできます。

なお、病院向けのスキャニング代行サービスはお見積りが無料です。期間限定で無料のお試しキャンペーンを実施している場合もあるので、重要書類の整理や管理を進めたい方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

病院向けスキャニング代行で書類をPDFにするメリットは省スペース化など

書類をPDF化するメリットを説明する看護士

病院向けのスキャニング代行サービスを利用するメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

  • 紙の書類を保管する必要がなくなるため事務スペースが広くなる
  • バックアップさえ取っていれば劣化・紛失などのリスクが低い
  • 電子データなので過去のデータを検索するのも簡単
  • 個人情報満載の書類を紙で保管しておくよりセキュリティ面でも安心

患者のカルテやレントゲン写真などを保管しておくことは、病院にとって必須の事務作業ですが、紙はとにかくかさばります。火事で燃えたり、スプリンクラーの誤作動で濡れたりすると見られなくなりますし、物理的な盗難にあうリスクも無視できません。

しかし、PDFなどの電子データ化し、膨大な書類を小さなCDやDVDに保管して金庫などに収納しておけば、たいていのリスクに対処可能です。スキャンしたデータは簡単に検索できるので、大量の書類から過去のカルテを探し出す手間も軽減できるでしょう。

書類管理の効率化は他業種からも需要が高く、たとえば不動産系の会社だと建築系の図面や航空写真を電子データにするスキャニング代行が人気です。書類の保管・管理・利用を効率化できるサービスなので、現在重要書類の扱いに困っているなら、試しに一部の書類をスキャンしてみましょう。

スキャニング代行を依頼するなら病院内の体制を整えることも必要

かさばる大量の重要書類を電子データ化できるスキャニング代行サービスですが、

  • スキャンする書類を用意する
  • スキャナーに書類をセットしてスキャン実行
  • スキャンした書類を仕分ける

という手順が必要です。どれだけ性能のよいスキャナーを使用していても、書類の準備や処理に手間取るとスキャン速度が落ちてしまうので、スキャニング代行を利用するなら派遣型のサービスを利用しましょう。

スキャナーを置く場所を決め、スキャンした書類を放り込むボックスなどを用意したうえで、院内の書類を各部署から持ち込んでスキャンできる体制を整えておくことが、効率のよいスキャニング代行の利用方法です。

病院向けのスキャニング代行を利用するなら(株)ディグニティへ

会社名 株式会社ディグニティ(略称)ディグ
設立 平成20年9月11日
資本金 10,000(千円)
住所
〒171-0022 東京都豊島区南池袋2丁目32−18
TEL 03-5979-8736
FAX 03-5979-8730
代表取締役 大友 武三郎
取引銀行
  • 三菱東京UFJ銀行 池袋支店
  • 巣鴨信用金庫 東池袋支店
事業内容
  • 労働者派遣事業 般 13-304109
  • 有料職業紹介事業 13-ユ-303787
  • アウトソーシング事業
URL http://dignity.cc/