キャンペーン事務局、コールセンター、翻訳、スキャン、データ入力、人材派遣・紹介のアウトソーシングカンパニー

日々個人情報の詰まったカルテや書類を扱う病院におすすめしたいのが、個人情報を流出しないように気をつけつつ書類を整理できるスキャニング代行サービスの利用です。紙文書をスキャナでスキャンしてPDFデータに変換すれば、書類の管理が楽です。

ただし、病院向けのスキャニング代行業者は1社ではありません。今回は、料金プランやPDF化などのサービスから、おすすめの病院向けスキャニング代行業者をご紹介します。

病院向けのスキャニング代行とは、重要書類や写真、図面などをスキャナでスキャンし、PDF文書化してくれるサービスのことです。

（株）ディグニティと競合A社で料金プランやサービスの違いを見てみましょう。

病院向けのスキャニング代行サービスを利用するメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

• 紙の書類を保管する必要がなくなるため事務スペースが広くなる
• バックアップさえ取っていれば劣化・紛失などのリスクが低い
• 電子データなので過去のデータを検索するのも簡単
• 個人情報満載の書類を紙で保管しておくよりセキュリティ面でも安心

患者のカルテやレントゲン写真などを保管しておくことは、病院にとって必須の事務作業ですが、紙はとにかくかさばります。火事で燃えたり、スプリンクラーの誤作動で濡れたりすると見られなくなりますし、物理的な盗難にあうリスクも無視できません。

しかし、PDFなどの電子データ化し、膨大な書類を小さなCDやDVDに保管して金庫などに収納しておけば、たいていのリスクに対処可能です。スキャンしたデータは簡単に検索できるので、大量の書類から過去のカルテを探し出す手間も軽減できるでしょう。

書類管理の効率化は他業種からも需要が高く、たとえば不動産系の会社だと建築系の図面や航空写真を電子データにするスキャニング代行が人気です。書類の保管・管理・利用を効率化できるサービスなので、現在重要書類の扱いに困っているなら、試しに一部の書類をスキャンしてみましょう。

かさばる大量の重要書類を電子データ化できるスキャニング代行サービスですが、

• スキャンする書類を用意する
• スキャナーに書類をセットしてスキャン実行
• スキャンした書類を仕分ける

という手順が必要です。どれだけ性能のよいスキャナーを使用していても、書類の準備や処理に手間取るとスキャン速度が落ちてしまうので、スキャニング代行を利用するなら派遣型のサービスを利用しましょう。

スキャナーを置く場所を決め、スキャンした書類を放り込むボックスなどを用意したうえで、院内の書類を各部署から持ち込んでスキャンできる体制を整えておくことが、効率のよいスキャニング代行の利用方法です。