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請求書や領収書、契約書などの書類を電子化すれば、書類の管理や保存にかかる各種コスト削減を実現可能です。

ただし、書類をデータとして電子化するサービスは、導入するかどうか採算を見極めて見積もりをしないと、かえってコストがかさんでしまうため気をつけるべきです。今回は、コスト削減をはじめとした書類の電子化メリットや、見積もりのポイントについて解説していきます。

コスト削減をはじめとした様々なメリットを持つ業務改善策のひとつが、書類の電子化です。しかし、書類の電子化にもいくつかのルールがあり、どんな書類でもどのような形式でも、自由にスキャンしてデータ化してよいわけではありません。

とくに注意したいのが、決算書などを含む税務・会計関係の書類です。これらの書類は、税法の関係上、もともと最低でも7年間保存することが義務付けられています。

ただし、「電子帳簿保存法」という法律によって、適切な保存方法や保存形式などを守れば、電子データ化して保存することも可能です。

なお、電子帳簿保存法では、

• パソコンで作成した電子データ
• 紙で作った書類のスキャニング
• マイクロフィルムという媒体を使っての電子化

が認められています。しかし、

• 総勘定元帳
• 仕訳帳
• 出納帳
• 貸借対照表
• 損益計算書

については、スキャナの使用が認められていません。そのほかにも、電子化した書類にタイムスタンプを刻印する必要があるといったルールが定められているため、書類の電子化についてわからないことは、スキャニング代行のプロである（株）ディグニティまでお問い合わせください。

スキャニング代行で電子化できる書類は、請求書や領収書、契約書などさまざまです。なかでも、とくに電子化するメリットの多い書類が請求書です。

請求書のやり取りを郵送や手渡しで行っている企業も少なくありませんが、労力を考えると、電子化してしまったほうが事務作業を効率よく進められます。

請求書を電子化するメリットは、具体的には次のようなものがあげられます。

• 請求書の送付・受領がメールで完結するため見積もりから請求までスムーズに終わる
• 請求書の修正や再送が楽
• 書類を印刷・郵送するコストがかからない
• 紙の書類と違ってバックアップが簡単で、紛失のリスクが低い
• 電子化して取引先ごとにデータをまとめておけば検索も簡単

多くの企業では、もともと請求書をパソコンで作成しています。作った書類の管理と送付方法を紙ベースから電子データベースへ移行するだけなので、事務作業が増える心配はないでしょう。

重要なのは、「過去に作成した請求書など」をどう電子化するかという問題です。日常業務を進めながら過去の請求書を引っ張り出してスキャンするとなると、かなりの時間とコストが必要になります。閲覧する機会の少ない書類が多い、または書類の量が膨大なら、重要な書類だけ見積もりを取ってスキャニングし、残りの資料は順次スキャニングしていったほうがコスト削減できるでしょう。

なお、（株）ディグニティでは、電子化にかかるスキャニングサービスの見積もりを無料で承っております。

書類を電子化する場合、電子帳簿保存法と同じくらい重要な法律が、「e-文書法」です。もともと、電子帳簿保存法は決算書類などの国税関係書類だけが対象でした。

しかし、契約書や定款といった、民間企業でも利用する各種書類の電子化をするために法律を大幅に変更するのは困難です。そこで、一般文書の電子化に関するルールを定めるためにe-文書法が作られました。

• 会社法
• 税法

など、国税関係ではないものの、法律で保存が義務づけられている書類は、e-文書法に従って電子化する必要があります。書類の電子化や遵守すべきガイドラインについてわからないことがあれば、お気軽に（株）ディグニティまでご相談ください。