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病院でのスキャニング代行でスキャン可能なカルテなどの書類一覧とガイドラインについて

病院でスキャニング代行を効率よく運用するためには、どのような書類ならスキャナでスキャンできるのかを事前に把握しておく必要があります。

また、病院でのスキャニング代行を利用する場合、カルテなど個人情報満載の書類を一時的に預けることに対する安全管理対策も必要です。そこで今回は、書類の管理に関するガイドラインと、スキャン可能な書類の一覧について解説していきます。

病院で書類のスキャニング代行を利用する場合政府のガイドラインに従う必要がある

カルテを探す看護師

病院で書類のスキャニング代行を利用する場合、厚生労働省が作成している「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を参照しましょう。

[注1]ガイドラインでは、スキャニング代行などを利用する病院を想定して、

  • 他院から受け入れた患者のカルテが紙の書類だった場合どうすべきか
  • 古い診療データやカルテまでスキャンする余裕がない場合どうすべきか

といった状況で医療機関が取るべき対応について指示をしています。

また、同ガイドラインでは、

  • スキャナの必要スペック
  • PDFなどの扱いやすい保存形式でスキャンデータを管理すること
  • 個人情報の取り扱いなどについて外部に公表できるガイドラインの作成
  • 電子データに電子署名とタイムスタンプをつけること

といった条件も細かく規定しているので、スキャニング代行を利用する場合は一度目を通しておきましょう。スキャニング代行業者を比較する際、上記のガイドラインを理解しているかを質問することで、ある程度きちんとした業者かどうかを推し量ることも可能です。

[注1]厚生労働省:医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版

カルテなど実際に病院でスキャニングできる書類を6つ紹介

聴診器とカルテ

病院内でスキャニングできる書類を具体的に6つご紹介しましょう。

もっとも大量にあり需要が高い紙のカルテ

もっともスキャニングの需要が高いのは、病院内のカルテです。病院では日々大量のカルテを作成し管理する必要があるため、紙のカルテを電子化すれば書類整理の手間を大幅に軽減できるでしょう。

院内のシステムを整備して電子化を進めつつ、過去の書類をスキャニングして随時電子化することをおすすめします。

医師間の情報共有に役立つ手術記録

手術記録をスキャニングすれば、医師間の情報共有に役立つ可能性が高いです。電子データなら、簡単に過去の手術記録を検索したり共有したりできます。

使う機会の少ない各種同意書

入院や手術の同意書など、一度作成したら以後使う機会の少ない書類も、スキャニング代行の対象です。PDFなどの電子データであればスペースも取りません。

医療機関同士で共有できると便利な検査結果などのレポート書類

診療の方針を決めるにあたって参考にする、検査結果などのレポート書類もスキャニングできます。各医療機関がレポート書類を電子化すれば、特定の病院にしかない特殊な機械で受けた検査結果なども医療機関同士で共有しやすくなるでしょう。

頻繁に使う書類ではない救急救命処置録

救急救命士が活動した場合、患者の氏名や行った医療処置の内容などの記録を残して保存する必要があります。これらの書類も、スキャニング代行で処理可能です。重要な書類ですが頻繁に使う書類ではないため、電子データ化して圧縮するとよいでしょう。

電子カルテと紐付けておきたいレントゲン写真

患者の状態を把握できるレントゲン写真も、スキャニングの需要が高い書類です。電子カルテなどと紐づけて保存しておけば、レントゲン写真の確認も楽になります。

病院内の書類をスキャニングして日々の事務処理を楽にしよう

スキャニング代行サービスは、業者によって価格やサービスの内容や政府の公表するガイドラインの理解度などが違うため、慎重に依頼する業者を決めることが大切です。

その点、(株)ディグニティでは初めてスキャニングを利用するお客様のサポートに加えて、病院へスタッフを派遣しての派遣型スキャニングにも対応しています。お見積りは無料なので、お気軽にお問い合わせください。

病院でのスキャニング代行サービスを利用するなら(株)ディグニティ

会社名 株式会社ディグニティ(略称)ディグ
設立 平成20年9月11日
資本金 10,000(千円)
住所
〒171-0022 東京都豊島区南池袋2丁目32−18
TEL 03-5979-8736
FAX 03-5979-8730
代表取締役 大友 武三郎
取引銀行
  • 三菱東京UFJ銀行 池袋支店
  • 巣鴨信用金庫 東池袋支店
事業内容
  • 労働者派遣事業 般 13-304109
  • 有料職業紹介事業 13-ユ-303787
  • アウトソーシング事業
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