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病院でスキャニング代行を効率よく運用するためには、どのような書類ならスキャナでスキャンできるのかを事前に把握しておく必要があります。

また、病院でのスキャニング代行を利用する場合、カルテなど個人情報満載の書類を一時的に預けることに対する安全管理対策も必要です。そこで今回は、書類の管理に関するガイドラインと、スキャン可能な書類の一覧について解説していきます。

病院で書類のスキャニング代行を利用する場合、厚生労働省が作成している「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を参照しましょう。

［注1］ガイドラインでは、スキャニング代行などを利用する病院を想定して、

• 他院から受け入れた患者のカルテが紙の書類だった場合どうすべきか
• 古い診療データやカルテまでスキャンする余裕がない場合どうすべきか

といった状況で医療機関が取るべき対応について指示をしています。

また、同ガイドラインでは、

• スキャナの必要スペック
• PDFなどの扱いやすい保存形式でスキャンデータを管理すること
• 個人情報の取り扱いなどについて外部に公表できるガイドラインの作成
• 電子データに電子署名とタイムスタンプをつけること

といった条件も細かく規定しているので、スキャニング代行を利用する場合は一度目を通しておきましょう。スキャニング代行業者を比較する際、上記のガイドラインを理解しているかを質問することで、ある程度きちんとした業者かどうかを推し量ることも可能です。

［注1］厚生労働省：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　第5版

病院内でスキャニングできる書類を具体的に6つご紹介しましょう。

スキャニング代行サービスは、業者によって価格やサービスの内容や政府の公表するガイドラインの理解度などが違うため、慎重に依頼する業者を決めることが大切です。

その点、（株）ディグニティでは初めてスキャニングを利用するお客様のサポートに加えて、病院へスタッフを派遣しての派遣型スキャニングにも対応しています。お見積りは無料なので、お気軽にお問い合わせください。