キャンペーン事務局、コールセンター、翻訳、スキャン、データ入力、人材派遣・紹介のアウトソーシングカンパニー

契約書や請求書、領収書などの書類をスキャンして、PDFデータなどに電子化してくれるスキャニング代行は、おおよそ1枚あたり6円前後の価格で利用できます。ただし、書類を電子化する場合、使い方によってはトラブルになる場合もあるので注意しましょう。

今回は、一般的なオフィスでスキャンされることの多い、図面や設計図の電子化に関するトラブル予防策をご紹介します。

まずは、一般的なオフィスで電子化されることの多い書類の種類を知っておきましょう。具体的な書類の種類は、以下のとおりです。

• 請求書
• 領収書
• 見積書
• 出金・入金・発送などの伝票
• 発注書
• 契約書
• 履歴書
• 健康保険関連の書類
• 稟議書
• 日報・議事録・報告書
• 図面・設計図

業種や会社の規模にもよりますが、日々の業務では数多くの書類を作成します。ただ、紙の書類は保管場所を取るため、大量の書類を管理するだけでも大変です。普段からよく見返す書類ならともかく、保存する必要はあっても見返す機会の少ない書類は、電子化して保管スペースに隔離しておくことをおすすめします。

よく見る書類に関しても、図面や設計図などは、電子化したほうが扱いやすくなるケースが多いです。電子化した図面や設計図は、コピーが簡単でメールを使ってやり取りできるため、取引先との情報共有も効率化できるでしょう。

なお、書類の電子化を業者に委託する場合、おおよその価格相場は書類1枚あたり6円前後となります。実際にはカラーとモノクロか、合計で何部書類の電子化を依頼するのかによって価格に差は出てきますが、価格をスキャニング代行業者選びの基準にするなら、6円より高いか安いかを目安にするのがおすすめです。

株式会社ディグニティでもスキャニングサービスをご提供しておりますので、価格やサービス内容をぜひお確かめください。

書類の電子化を実行すると、

• 同じ書類をスキャンしたデータが複数あり、どれが最終版かわからない
• スキャンに失敗して書類の内容が一部確認できない
• 適当にスキャンしたため見たい書類をうまく検索できない
• パソコンやファイルの扱いに不慣れな社員がデータを消してしまった

といったトラブルが起こる場合があります。とくに多いのが、スキャンの失敗です。書類を自動的にスキャンする装置を利用したり、スキャンした画像の確認を怠ったりしている状態で元の書類を破棄してしまうと、スキャンできていない画像だけが手元に残ってしまいます。

また、スキャンする書類の管理方法を事前に考えておかないと、検索するときに不便です。できれば、日付や書類の種類ごとに電子化したデータを分類したり、図面や設計図のデータベースを構築したりして、スキャンしたあとの使いやすさも考慮しましょう。

パソコン操作に不慣れな社員がいることを見越し、バックアップを取っておいたり、定期的に電子化したデータを保存しているメディアを交換したりして、データの破損・改変・流出を防ぐことも大切です。

図面や設計図など書類の電子化後に起きるトラブルの多くは、良質なスキャニング代行業者を選ぶことで対策できます。たとえば、手作業でスキャニングしてくれる業者に任せるとその場で業者のチェックが入るため、スキャンの失敗やバージョン管理のミスが起きる心配がありません。

また、最初からスキャニング代行業者にデータベース化も含めて相談すれば、ただ書類を電子化するだけでなく、スキャンした図面や設計図などの書類を活用することができます。なお、（株）ディグニティではオフィスを訪問してその場でスキャンを行う、派遣型のスキャニングサービスを提供しています。職場のペーパーレス化に興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。