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資料のスキャンによるデジタル化とは?電子カルテの魅力を解説

カルテなどの紙資料をスキャンしてPDFデータなどにデジタル化・電子化すると、事務作業の効率化を図れます。ただし、ペーパーレス化の実現には、スキャンしてデジタル化した資料を効率よく検索できるシステムや、部署を越えた連携が必要不可欠です。

今回は、病院での業務改善に役立つ電子カルテの魅力について解説します。

ペーパーレス化の波!紙の資料に対する需要は年々減っている

電子カルテ

日本製紙連合の調査によると、

  • 全体的な人口減少による少子化
  • リーマンショックによる中小企業の相次ぐ倒産・経営縮小
  • 電子機器・ペーパーレス化技術の発展

といったさまざまな要因から、とくに新聞紙やオフィスで使う印刷用紙の需要が年々下がっていることがわかっています。

[注1]もっとも印刷用紙の需要が多かった2005年と2018年を比べると、13年間で約33.2%も印刷用紙の需要が減っている計算です。

商品の需要が減ると、当然印刷用紙の仕入額にも影響が出てきます。今後の経営を考えれば、環境に優しく省スペースで、情報の管理をしやすいペーパーレス化を検討したほうがよいでしょう。なお、ペーパーレス化の着手が遅れれば遅れるほど、スキャニング代行などでスキャンし、デジタル化すべき資料の量が増え、コストがかさんでしまいます。

資料のデジタル化を導入するか悩んでいる場合は、小規模な資料を一部スキャンしてデジタル化し、電子化した資料の有用性を確かめてから本格的な導入を検討しましょう。

[注1]日本製紙連合:製紙産業の現状

・ペーパーレスを利用し続ける方法はシステムの整備と順次移行

笑顔の社員

ペーパーレス化のメリットを最大限に活用するためには、一時的に過去の書類をスキャンするだけでなく、新しく作る資料も継続的に電子化することが大切です。

  • タブレット&クラウドシステムの導入
  • 紙とデジタルデータを併用しながらの順次移行
  • 過去資料のスキャンをスキャニング代行業者に任せる

といった方法で、ペーパーレス化を実現しましょう。

スキャンした資料をクラウドシステムにバックアップし、各職員に情報閲覧・作成用のタブレットを支給すれば、一気にペーパーレス化を進められます。タブレット端末ひとつで過去の資料検索から新しい資料の作成までできるため、どうしても印刷が必要な書類以外はペーパーレス化できるでしょう。

しかし、ある日突然、全てのペーパーレス化を実行するのは困難です。職員がペーパーレスに慣れるまでは、紙の資料とスキャンしたデジタル化・電子化した資料を併用しましょう。電子化したカルテなどの便利さに慣れてもらえば、ペーパーレス化に関する職員の同意や協力も取り付けやすくなります。

過去資料のスキャンはスキャニング代行業者に任せましょう。職場内の人手を割いてスキャニングをすると、部署全体の労働効率が落ちてしまうからです。業者を利用すれば、スキャンの失敗などの心配もありません。外に持ち出せない重要資料も、当社のように派遣型スキャニングサービスを行っている業者なら現地でスキャン可能です。

また、税務関係の書類やカルテなどの重要書類は、デジタル化するにあたってe-文書法や電子帳簿保存法などを守る必要があります。スキャンして保存できる書類の分類などの相談も受け付けているため、資料の電子化・ペーパーレス化に興味があるならぜひ一度お問い合わせください。

電子カルテの魅力は一覧性のよさと検索のしやすさ

カルテを扱う医療機関は、デジタル化で資料を電子化するメリットの多い業種です。カルテを電子化すれば、容態が急変したり過去通院経験のある患者が救急で飛び込んできたりしたとき、一瞬で過去のカルテをチェックできます。

アレルギーの有無や過去の診療内容、注意点などを迅速に調べられるので、1分1秒を争う医療現場では欠かせないツールになるでしょう。また、カルテをデジタル化すると、読みづらい医師の走り書きや、手書き文字の判別に頭を悩ませることもありません。複数のデータを関連付け、一覧できるのもメリットです。

(株)ディグニティではお見積りが無料なので、ペーパーレス化のノウハウを知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。

資料のデジタル化をお考えなら(株)ディグニティへ

会社名 株式会社ディグニティ(略称)ディグ
設立 平成20年9月11日
資本金 10,000(千円)
住所
〒171-0022 東京都豊島区南池袋2丁目32−18
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  • 労働者派遣事業 般 13-304109
  • 有料職業紹介事業 13-ユ-303787
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